Secretary Master

Module 1: Doelen formuleren in groepen (intervisie)

Met doelen streven naar resultaat

• Doelstellingen bespreken en bijstellen
• Van bijgestelde doelstellingen naar uw Persoonlijk Ontwikkel Plan
• Ervaringen uitwisselen met medecursisten
• Presenteren Persoonlijk Ontwikkel Plan
• Feedback door docent en cursisten

In deze module zoomen we in op uw exacte overwegingen om de jaaropleiding te volgen. Aan de hand van kenmerkende situaties uit uw eigen beroepspraktijk maken we een beeld van uw leerdoelen. Hierbij wordt de intervisietechniek gebruikt, een goede methode om vanuit verschillende invalshoeken oplossingen te bedenken voor niet-routinematige situaties. Uw te ontwikkelen competenties vertaalt u vervolgens in uw Persoonlijk Ontwikkel Plan, dat centraal staat in alle volgende modules.

Uw docent : Wilt Idema

Module 2: Het businessplan van uw organisatie

Ken uw organisatie en uw rol hierin

• Structuur, informatiestromen, processen
• Aanwijsbaar beter bijdragen aan organisatieontwikkeling
• Ruimte hiervoor in uw functie en gevolgen
• Belangrijke randvoorwaarden: cirkel van invloed en cirkel van betrokkenheid

Als (directie)secretaresse of managementondersteuner bent u een van de boegbeelden van de richting waarheen uw organisatie op wilt. Dan is het ook nodig daarover het nodige te weten. Aan de hand van het 7-S model van McKinsey krijgt u een genuanceerd beeld van bepalende onderdelen van uw organisatie, waarbij de visie van uw organisatie centraal staat. Omdat u als (directie)secretaresse of managementondersteuner niet in staat bent uw organisatie als geheel aan te sturen, introduceren we de ‘cirkel van invloed’ en de ‘cirkel van betrokkenheid’ van Stephen Covey.

Uw docent : Wilt Idema

Module 3: Inzicht in management: leiding geven en zelfsturing

Communiceren op gelijk niveau

• Meesturen zonder leiding geven
• De 8 eigenschappen van effectief management van Covey
• Zelfsturing en probleemoplossend vermogen
• Netwerktechnieken: opbouwen en onderhouden

Als (directie)secretaresse of managementondersteuner geeft u mede vorm aan het organisatiebeleid, vaak zonder direct leiding te geven: u heeft eerder invloed dan formele macht. Daarom gaan we in deze module verder met de kenmerken van effectief (zelf)leiderschap van Stephen Covey. Ook voor u zijn professionele netwerken bronnen van invloed. We brengen in deze module uw huidige en uw gewenste interne en externe netwerken in kaart.

Uw docent : Wilt Idema

Module 4: Uw rol tussen management en werkvloer

Uw ‘spin in het web’ functie

• De inhoud van uw rol
• Kwaliteit en grenzen bewaken
• Iedereen valt u lastig; de negatieve effecten van deze rol
• Afhankelijke en beheersbare tijd
• Omgaan met tegenstrijdige belangen
• Vorm geven aan uw vertrouwenspositie

In deze module gaat u aan de slag met uw positie in uw organisatie. Zowel op meso, macro als micro niveau kijken we naar uw rollen en taken en die van uw manager / directeur. Vragen die aan bod komen zijn: sluiten de functies goed op elkaar aan? Bent u met het beste bezig? Wat zijn de verwachtingen en hoe bewaakt én stuurt u deze? Ook komen de verschillen aan bod met betrekking tot het ondersteunen van een manager en een directeur, de verschillende organisatieculturen en wat kunt u van uw collega secretaresse leren? Door u te verdiepen in de rollen binnen uw organisatie, ondersteund met managementmodellen, ontdekt u de sterktes en zwaktes op meso niveau. Vervolgens kunt u met uw POP op micro niveau een plan van aanpak maken zodat u op effectieve wijze invloed kan uitoefenen. Uw docent en uw collega secretaresses helpen u hierbij.
U krijgt meer inzicht in uw positie en krijgt handvatten mee waarmee u uw positie effectiever kunt inzetten en versterken.

Uw docent: Sabina Brammer

Module 5: Professionele & persoonlijke effectiviteit in relatie tot uw positie

Een sterke persoonlijkheid

• Inzicht in uw kwaliteiten (persoonlijke SWOT-analyse)
• Uw kwaliteiten effectief inzetten en zichtbaar maken
• Persoon / karakter en functie scheiden
• Omgaan met emoties
• Omgaan met weerstand
• Uw communicatiestijl die werkt

U bent zich bewust van uw positie en u ziet de kansen en bedreigingen die daarbij horen. U weet ook waarop u meer invloed wilt uitoefenen om de processen te stoomlijnen. Echter heeft u de vraag: HOE?
In deze module gaat u aan de slag met uw persoonlijke leerdoelen gericht op effectief communiceren en persoonlijke effectiviteit. Een inleiding in de psychologie geeft u meer inzicht in het ontstaan van gedrag en waarom u met de een wel goed overweg kan en met de ander niet. Weet u bijvoorbeeld welke communicatiestijl u hebt en welk effect dit heeft op uw omgeving? Een korte test en diverse interactieve oefeningen geven u meer inzicht. Aan de hand van persoonlijke praktijkcasussen worden vervolgens individuele leerdoelen behandeld. Het kan hier gaan om handvatten voor effectief feedback geven, effectief nee-zeggen of beter omgaan met emoties. U versterkt uw zelfreflectie, waarmee u effectiever kunt omgaan met interactieprocessen op het werk én in privé.

Uw docent: Sabina Brammer

Module 6: Effectief beinvloeden met adviesvaardigheden

Zichtbaar overtuigen

• Beïnvloeden zonder formele macht
• Adviesvaardigheden
• Overtuigen en alledaags onderhandelen
• Presenteren van verbeteringsideeën
• Persoonlijke en professionele profilering

Deze module geeft een verdieping op module 5 en staan de individuele leerdoelen en praktijkcasussen centraal gericht op effectief beïnvloeden. U leert uzelf overtuigend te presenteren, zowel verbaal als non-verbaal. Dit leert u door veel te oefenen en gerichte feedback van uw docent en uw collega secretaresses. Theorieën over beïnvloeden worden door middel van discussies kritisch naast praktijksituaties gelegd. Wat werkt in welke situatie? Hoe gaat u om met de hiërarchie, vaste rolpatronen, leiden versus dienstbaar, afstand en nabijheid? U ontwikkelt uw overtuigingskracht, krijgt meer overwicht en ervaart de kracht van alledaags onderhandelen.

Uw docent: Sabina Brammer

Module 7: Bedrijfsbezoek

Iedere cursist wordt gekoppeld aan een andere cursist. Tussen de lesdagen door onderhoudt u contact met elkaar. Leer van elkaar. In de 2de helft van de opleiding gaat u bij elkaar op werkbezoek en maakt daarvan een verslag. Dit wordt meegenomen in uw totaalbeoordeling. Intercollegiale herkenning en ondersteuning is in uw beroep niet vanzelfsprekend, maar o zo nuttig: veel situaties zijn herkenbaar en er kan veel worden geleerd van elkaars oplossingen. Deze module staat in het teken van een bezoek aan de organisatie van een van uw medecursisten. Aan de hand van gerichte opdrachten krijgt u een concreet beeld van de organisatie en/of afdeling van een medecursist, waardoor u uw ideeën over de werkwijzen kunt spiegelen.

Uw docent: Wilt Idema

Module 8: Uw ideeën ontwikkelen en doorvoeren in de praktijk

Pro-actieve zelfstandigheid

• Inspelen op de veranderende organisatie
• Creatief denken in organisatieverbetering
• Ondernemerschap tonen en vooruit denken
• Strategieën om uw ideeën over te brengen

Module 8 gaat in de kern over uw inbreng in organisatieverandering c.q. organisatieverbetering. Dat kan slaan op de gehele organisatie of op de afdeling/unit/organisatieonderdeel. Vaak heeft u verbeteringsideeёn, maar door de hectiek van het dagelijkse werk blijven die soms op de achtergrond. In deze module plaatsen we die verbeteringsideeёn op de voorgrond.
Vandaar de volgende vragen, die centraal staan in deze module:

• Wat is/zijn de meest actuele richtingen, waarin je organisatie of afdeling/unit zich ontwikkelt?
• Welke concrete verbeteringsideeёn heeft u, die daaraan kunnen bijdragen, maar tóch blijven ‘liggen’ door de hectiek van het dagelijkse werk?
• Werk één van die ideeёn uit in een zo concreet mogelijk plan!

Aan de hand van inizchten in communicatie en beїnvloedingstechnieken werken we deze opdrachten verder uit.

Uw docent: Wilt Idema

Module 9: Richting geven aan uw functie

• Uw motivatiedrijfveren, wat vindt u leuk / niet leuk?
• Verantwoordelijkheid voor uw eigen functie / loopbaan
• Plezier in uw werk. Wat als dat soms ontbreekt?
• Zaken aanpakken die u voor elkaar wilt krijgen in uw functioneren

Motivatie, hoe werkt dat eigenlijk? Aan de hand van motivatietheorieёn van o.a. Maslow en Herzberg geven we antwoord op die vraag. Verder gaan we in op het ‘kleine verhaal’ en het ‘grote verhaal’ van uw gedrevenheid: de sommige teleurstellingen op korte termijn en de meer langetermijn-gerichte ambities. Wat zijn de Unique Selling Propositions van uw carriѐre?

Uw docent: Wilt Idema

Module 10: Uw persoonlijk ontwikkelplan

• In groepen terugkijken op opleiding en laatste punten verbeteren
• Individuele presentaties van Persoonlijk Ontwikkel Plan bespreken
• Reflectie op uitkomst
• Inleveren reflectieverslag

Uw persoonlijke leerdoelen van deze opleiding staan in deze module centraal. In hoeverre heeft u inmiddels uw leerdoelen behaald? Welke inzichten heeft u opgedaan en in praktijk gebracht? Welke ontwikkelingen ziet uw manager in uw functioneren? Aan de hand van concrete praktijkvoorbeelden onderzoeken we deze vragen met behulp van intervisie.

Uw docent: Wilt Idema 

Diploma-uitreiking van 16.00 - 18.00 uur

Dit wordt feestelijk gevierd en uw manager is vanzelfsprekend ook van harte welkom.

Lestijden:

Het programma wordt onderbroken door koffie- en theepauzes

• Download de brochure
• Schrijf u in voor de opleiding