Programma van de Opleiding Secretariaat van de toekomst

Alle dagen starten om 09.30 uur en eindigen om 16.30 uur. De ontvangst is vanaf 09.00 uur.

Dag 1 (klassikaal)

De assistent als adviseur

Jouw stakeholders hebben bepaalde verwachtingen van het secretariaat. Matcht jullie takenpakket met hun verwachtingen? Inventariseer samen met je team welke behoeften, wensen en belangen ze hebben.

Stap 1: Ga in gesprek met collega’s

• Hoe en wie gaan jullie benaderen?
• Hoe voer je een kwalitatief goed gesprek?
• Welke interview- en gesprekstechnieken kun je toepassen?
• Hoe stel je jouw gesprekspartner gerust?
• Hoe houd je regie over het gesprek?

Stap 2: Inventariseer welke werkstijl het beste past

• Centraal werken
• Decentraal werken
• Hybride werken

Leerdoel:
Stap vol zelfvertrouwen naar collega’s om het gesprek aan te gaan en stel de juiste vragen. Je bespreekt samen met jouw team welke werkstijl gewenst is voor de organisatie.

Tip: Download de brochure (dit is handig als je alle informatie overzichtelijk wilt uitprinten)

Dag 2 (klassikaal)

Het takenpakket van de toekomst

Je krijgt handvatten hoe je het takenpakket van het secretariaat toekomstbestendig maakt. Maak een plan van aanpak aan de hand van het praktische ‘dienstverleningsmodel’. Hierin wordt duidelijk waar jullie nu staan en hoe het secretariaat er in de toekomst uit gaat zien.

Stap 3: Werk het dienstverleningsmodel uit

• Hoe willen wij als team gaan werken?
• Wat houdt het dienstverleningsmodel in?
• Wie zijn wij en wat doen wij nu?
• Wat kunnen we nog meer doen?
• Wat gaan we niet meer doen?
• Hoe ga je het team betrekken bij het maken van een plan van aanpak?

Stap 4: Vertaal wensen naar concrete acties

• Welke (nieuwe) taken zijn er en hoe verdelen we deze het beste?
• Welke werkprocedures zijn er al of moeten we (door)ontwikkelen?
• Welke (nieuwe) regels en afspraken maken we met elkaar?

Leerdoel:
Je brengt samen met het team de toekomstige organisatie van het secretariaat in kaart, beschrijft wat wel en niet tot het takenpakket hoort en hoe je het gaat inrichten.

Dag 3 (online sessie)

Wendbaar zijn als team

Het gewenste takenpakket heeft gevolgen voor het functioneren van het secretariaat. Centraal staat vandaag het gedrag van het team. Waarom gedragen mensen zich op een bepaalde manier op veranderingen? Hoe kun je daarmee omgaan? Welke ontwikkelingen binnen het team zijn noodzakelijk op korte en lange termijn?

Stap 5: Coördineer de (nieuwe) rol van teamleden

• Is er voldoende aansluiting tussen iemands talenten en het takenpakket?
• Welke competenties zijn aanwezig en welke moet nog verder ontwikkeld worden?
• Welke teamrollen zijn beschikbaar en noodzakelijk?
• Hoe krijg je mensen in beweging?
• Hoe ontwikkel je gezamenlijk eigenaarschap en waarom is dit belangrijk?

Stap 6: : Verstevig je eigen rol in het team en de organisatie

• Welke rol pak je in verandertrajecten?
• Wat doet verandering met een mens en wat zijn natuurlijk reacties?
• Hoe creëer je het beste draagvlak?
• Hoe buig je weerstand om binnen een team en de organisatie?
• Hoe motiveer je teamleden met kleine aanpassingen?

Leerdoel:

Je laat jouw teamleden meedenken en betrekt ze bij jouw plannen zodat ze gezamenlijk aan de slag gaan met het toekomstbestendige takenpakket op korte termijn én lange termijn.

Dag 4 (online sessie)

Middelen en tools voor het secretariaat van de toekomst

De toekomst van werk: welke middelen en tools passen daarbij? De focus ligt op de veranderingen in het vak, de software en hardware mogelijkheden. Hoe benut je kunstmatige intelligentie? Welke tools, apps en gadgets ga je gebruiken?

Stap 7: Bepaal hoe jullie in de toekomst gaan samenwerken 

• Hoe kun je de tools en middelen die jullie al hebben beter inzetten?
• Welke tools en middelen willen jullie in de toekomst gebruiken?
• Welke digitale skills hebben jullie nodig in ons team en hoe gaan jullie deze verkrijgen?

Stap 8: Ga in gesprek met de ICT afdeling

• Met wie ga je het gesprek aan?
• Hoe bereid je je voor op dit gesprek?
• Hoe verantwoord je eventuele extra aanschafkosten?

Leerdoel:
Je kent de voor- en nadelen van de verschillende tools. Met de opgedane kennis leer je de ‘juiste taal’ te spreken met de ICT afdeling en weet je welke tools het secretariaat versterken.

Dag 5: (klassikaal)

Vergroot de zichtbaarheid van het secretariaat 

Jullie plan voor het secretariaat van de toekomst is klaar! Nu is de tijd rijp om draagvlak te versterken bij de stakeholders. Hiermee positioneer je het secretariaat nog steviger in de organisatie. Hoe vergroot je de zichtbaarheid op een manier die bij jou en jouw team past? En hoe pitch je jullie plan met succes?

Stap 9: Maak werk van jullie ‘merk’

• Hoe zorg je voor meer zichtbaarheid zonder steeds op de voorgrond te treden?
• Hoe vergroot en onderhoud je jouw netwerk op een leuke manier?
• Profileren door op jouw manier te adviseren
• Overtuig de beslisser – onderhandelen op niveau
• Hoe krijg je de manager mee? Krijg een ja op jouw plannen!

Stap 10: En actie! 

• Welke boodschap wil je overbrengen en voor wie?
• Hoe kom je overtuigend en zelfverzekerd over?
• Hoe ga je om met kritische vragen?

Leerdoel:
Je krijgt concrete tips waarmee je jouw plannen zichtbaar maakt en steun krijgt bij/voor de uitvoering ervan.

Jouw deskundige docenten:

Sicco de Ree

Sicco is een kei in het inspireren, motiveren, enthousiasmeren en service gericht denken. Zijn specialisatie is het toekomst van werk voor het secretariële vak en dat weet hij te vertalen naar de praktijk.

Sabina Brammer

Sabina adviseert diverse organisaties en ondersteunt professionals bij veranderingsprocessen. Haar kracht ligt in het mobiliseren van talenten en de verbinding maken tussen de diverse lagen van de organisatie

Algemene informatie van de opleiding Secretariaat van de toekomst

Data

Start oktober 2022: 
11 oktober, 1 november 2022 en 28 februari 2023 | Klassikaal, La Vie Utrecht: 9.30 - 17.00 uur (ontvangst vanaf 9.00 uur)
29 november 2022 en 17 januari 2023 | Interactieve online Zoom sessies: 9.30 - 16.30 uur

Ben je geïnteresseerd in het volgen van deze opleiding, maar komen bovenstaande data je niet goed uit? Neem contact op met onze opleidingsadviseur Marjan voor alternatieve data of een andere opleiding: 040 - 2 974 947.

Locatie van de klassikale lessen

La Vie Utrecht
Sint Jacobsstraat 61
3511 BP Utrecht
Tel. 030 234 0088
Parkeren en bereikbaarheid

Jouw investering

De investering voor deze opleiding bedraagt € 3.799,-. Dit bedrag is inclusief koffie/thee en lunch op de klassikale lesdagen, persoonlijke coaching en de online leeromgeving.

Hybride opzet voor een sterker leerresultaat

Je kunt rekenen op een sterke combinatie van online onderdelen en leren op de leslocatie die samen één geheel vormen en ook op zichzelf een meerwaarde bieden.

De voordelen voor jou:

• Groter leerrendement door een intensiever leertraject
• Nog meer afgestemd op jouw praktijk
• Besparing tijd en meer flexibiliteit

 

Lees meer over de hybride opzet

Ondersteund door online leeromgeving

Tijdens de opleiding maak je, naast de bijeenkomsten, gebruik van 'Mijn Online Leeromgeving'. Hier vind je (extra) leermaterialen die aansluiten bij de lesbijeenkomsten, zoals video's, artikelen, eventueel huiswerk en verwijzingen naar boeken. Mijn Online Leeromgeving gebruik je ook als netwerkinstrument en voor interactie: alle deelnemers en docenten zijn via de leeromgeving snel te bereiken. Voor aanvang van de opleiding ontvang je een inlogcode voor de online leeromgeving en een uitnodiging om jouw profiel aan te maken.

 

Naar Mijn Online Leeromgeving

Incompany training

Onze maatschappij verandert snel. Dit heeft grote invloed op jouw rol en die van jouw collega's: jullie zijn management assistent 3.0 geworden. Klopt het dat jij en jouw collega's allemaal grote behoefte hebben aan deze opleiding? Logisch! Een incompany training is dé oplossing. Wij denken graag met je mee, zodat jullie gezamenlijke leerdoelen gerealiseerd worden. In overleg bepalen we een datum en locatie die voor jullie ideaal zijn. Al vele bedrijven gingen je voor!

Voordelen

• De inhoud van deze opleiding wordt afgestemd op jullie organisatie (herkenbaarheid)
• Ga met elkaar in gesprek (ook over lastige situaties)
• De onderlinge betrokkenheid en motivatie stijgen aantoonbaar
• Er is individuele benadering en ruimte voor persoonlijke vragen
• Het hele team is in één keer op hetzelfde kennisniveau
• Planning van de cursus wanneer het jullie uitkomt
• Lean organisatie? We onderzoeken jullie verbeterpunten voor een zelfsturend secretariaat
• Mogelijk: individuele coaching on the job om doelen te complementeren

Vragen of meer informatie?

Lees meer over onze incompany trainingen of neem vrijblijvend contact op met

Marjan Muller
Adviseur Incompany Trainingen
Email: marjan.muller@secretary.nl
Telefoon: 040 - 2 974 947 / Mobiel: 06 - 10 352 606